1.
Mengenal
Microsoft Groove 2007
Microsoft
Groove adalah suatu program yang masuk
dalam paket microsoft office. MS Groove sebelumnya merupakan program buatan
perusahaan AS yang bernama Groove Network Baverly, dan pada bulan Maret 2005
Microsoft mengakusisi Groove menjadi satu paket dengan MS Office. Microsoft
Groove pertama kali diperkenalkan pada microsoft office 2007 pada tanggal
30 Januari 2007 dengan nama Microsoft
Groove. Sedangkan pada Office 2010 dan 2013 berganti nama menjadi Microsoft SharePoint Workspace.
Microsoft Groove adalah aplikasi yang
digunakan untuk mensharing data atau informasi dengan membuat suatu group
virtual dalam sebuah jaringan.
Beberapa kelebihan
Microsoft Groove:
a a) Kolaborasi
Dengan
menggunakan MS Groove, kolaborasi tim kerja menjadi semakin efisien karena
semua anggota tim telah dikelompokan sesuai dengan peran dan kemampuan
masing-masing.
b b) Kapanpun dan Dimanapun
MS Groove 2007 dapat membantu kita untuk tetap produktif dan
meningkatkan efektifitas team kerja dengan memberikan kemudahan mengakses dan
mengupdate Groove workspace kapanpun dan dimanapun baik itu dikantor,
diperjalanan,, maupun dirumah. Kapanpun kita melakukan perubahan pada
kolaborasi workspace, hal yang telah diupate otomatis akan disinkronkan dengan
rekan workspace lainnya sehingga rekan rekan anda dimanapun mereka berada akan
melihat informasi terbaru yang telah kita berikan. Tidak ada lagi pembagian
informasi sepihak oleh karena email tidak sampai tujuan dsb. Groove 2007
memastikan seluruh anggota workspace memiliki informasi terkini kapanpun dan
dimanapun mereka membuka workspacenya.
c c) Komunikasi Semakin Lancar
Dengan
adanya fitur Discusion dan Chating, kita dapat lebih lebih mudah dalam berbagi
informasi antar rekan satu tim sehingga pertukaran informasi semakin cepat.
Fitur ini juga dapat membuat semua anggota dalam tim semakin akrab.
d d) Berbagi File Apapun
MS
Groove tidak membatasi pengguna dalam berbagi file dalam format apapun, baik
dalam format text seperti doc, txt, rtf, format audio seperti mp3, wav, ogg, maupun
format vidio seperti mkv, avi, 3gp dsb.
Dibalik kelebihan
kelebihan yang ditawarkan MS Groove 2007, Ada beberapa kekurangan dalam program
ini yaitu:
- a MS Groove 2007 hanya tersedia bagi sistem operasi Windows saja, sehingga apabila kita ingin menggunakan Groove 2007 kita harus menginstal OS Windows pada komputer kita
- bDalam OS Windows hanya boleh memiliki 1 versi (MS Groove 2007 atau MS Sharepoint Workspace 2010), karena apabila kita mempunyai 2 versi berbeda secara otomatis versi yang lebih lama akan error saat digunakan karena tidak kompatibel dengan groove versi yang lebih baru.
- cHarga MS Groove Original terbilang mahal karena bisa mencapai ratusan ribu hingga jutaan rupiah per komputer dan hanya berlaku selama 1 tahun.
Kelebihan
MS Groove 2007 dibandingkan Sharepoint Workspace 2010
- Lebih ringan dalam melakukan pengoprasian
- Tampilan sederhana dan tidak asing lagi karena seperti pada office 2003
(Gambar Groove 2007)
(Gambar
Sharepoint Workspace 2010)
kekurangan MS Groove 2007 dibandingkan Sharepoint
Workspace 2010
- Groove 2007 tidak bisa membuka workspace hasil simpanan dari MS Sharepont 2010
- Fitur Groove tidak selengkap Sharepoint, karena pada sharepoint 2010 terdapat sharepoint workspace yang dapat langsung terhubung ke server yang telah dibuat sebelumnya.
- Belum Menggunakan Ribbon untuk menggantikan toolbar-toolbar yang ada.
(Gambar Groove
2007)
(Gambar
Sharepoint Workspace 2010)
2.
Membuat
Groove Account
Setelah
menginstal Groove 2007, kita perlu membuat Groove account sebelum memulai
menggunakannya.
1. Bukalah
aplikasi Groove
2. Saat
muncul dialog box Account Configuration Wizard, pilih Create a new Groove
account dan klik Next
3. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a
Groove Account Configuration Code dan klik Next.
4. Kemudian
isilah profil untuk account kita.
Centangkan Remember Password dan Enable password reset (jika perlu) lalu
klik Next.
5. Plih All Contact
Information agar profil kita dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk
sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka
klik No.
Gambar
1.1 (membuat Account Groove)
Tatacara
mengaktifkan Groove 2007
1.
Klik star
2.
Pilih All Program
3.
Pilih Microsoft Office
4.
Klik Microsoft Office Groove 2007
3. Tatacara Penggunaan Standard
Workspace
Pertama
kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah
tempat/area pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team.
Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya.
Terdapat
3 bagian pada Workspace:
1. Active
adalah anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu
mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya
Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan
2. Unread
adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak.
Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca /
lihat
3. Read
adalah perubahan yang sudah anda simak atau dibuka
Dibawah
launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan
workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun
pengiriman kontak list lewat email.
Gambar
1.3 (Tampilan Standar Workspace)
4.
Membuat Workspace
1. Klik New Workspace dan beri nama workspace
anda.
2. Tentukan tipe workspacenya apakah Standar
yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya,
atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file,
atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri.
Setelah
membuat workspace baru, anda harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam
team kolaborsi.
5. Langkah-langkah Menambah Anggota Baru yaitu:
1. Klik Options menu dan klik Invite to
Workspace
2.
Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota
team anda, misalnya Bang Toyib. Untuk memastikan namanya benar, klik Search For
User… dan memang Bang Toyib nama yang sebenarnya
3. Klik Add dan klik OK. Kembali pada
dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspace
Gua! dan klik Invite
4. Klik oke
5. Perhatikan sinyal alert dibawah layar
bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi
dari Bang Toyib. Setelah Bang Toyib mengkonfirmasi, otomatis Groove mengekspor
workspace yang telah kita buat ke komputernya Bang Toyib.
Gambar
1.5 (Menambah Anggota Baru)
Kesimpulan
Menurut
Penulis, Microsoft Groove 2007 merupakan aplikasi group virtual untuk
mensharing data maupun informasi yang sangat bermanfaat untuk para pelaku
bisnis, terutama yang memerlukan kerja sama tim dalam menyelesaikan sebuah
pekerjaan. Dengan begitu, pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan
efisien. Kelebihan lain dari aplikasi ini adalah kita tidak harus selalu online
dalam menggunakan aplikasi tersebut, sehingga kita dapat menggunakannya
kapanpun dan dimanapun kita berada.
Meskipun
Microsoft Groove 2007 mempunyai banyak sekali kelebihan, aplikasi ini memiliki
juga memiliki kekurangan, yaitu harga lisensi microsoft office original terbilang
mahal, bahkan bisa mencapai jutaan rupiah untuk tiap kali install per tahun.
Selain itu MS Groove juga hanya tersedia untuk sistem operasi windows saja.
Kalau ingin mendownload silahkan klik DISINI
