BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ilmu
pengetahuan dan teknologi selalu berkembang dan mengalami kemajuan, khususnya
dalam bidang teknologi komputer. Dewasa ini, komputer telah memiliki kemampuan
menampilkan prilaku yang dianggap cerdas seperti yang terjadi pada manusia.
Komputer saat ini menujukkan aplikasi tercanggih yang mencoba agar komputer
mamiliki penalaran menyerupai seperti beberapa penalaran manusia.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam
makalah ini diangkat beberapa topik permasalah yang nantinya akan di bahas.
Permasalahan tersebut antara lain :
1.
Pengertian dari
kecerdasab buatan?
2.
Pengertian dari otomatisasi kantor?
3.
Pengertian dari information resource managemen (IRC)?
1.3 Tujuan
Penulisan
Adapun
tujuan bagi penulis membuat makalah ini diantaranya untuk :
1. Mengerti dan memahami arti dari kecerdasan
buatan.
2. Mengerti dan memahami arti dari otomatisasi kantor.
3. Mengerti dan memahami arti dari information resource manajemen (IRC).
1.4 Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun makalah, penulis menggunakan Metode pengumpulan
data melalui dokumen tertulis maupun elektronik dari lembaga/institusi.
BAB
II
Pembahasan
1. KECERDASAN
BUATAN DAN SISTEM PEKAR ( AI )
1.1 Pengertian kecerdasan buatan
Akivitas di dalam
bidang kecerdasan buatan (artificial
intellegence) atau AI, adalah aktivitas penyediaan mesin seperti komputer
yang memiliki kemampuan menampilkan prilaku yang dianggap cerdas seperti yang
terjadi pada manusia. AI menunjukkan aplikasi komputer tercanggih saat ini yang
mencoba agar komputer mamiliki penalaran menyerupai seperti beberapa penalaran
seperti manusia.
a)
Sejarah
kecerdasan buatan (AI)
Istilah kecerdasan
buatan pertama kali dikemukakan oleh John
Mc Carthy sebagai tema dalam suatu konferensi yang diadakan di Dartmouth
College. Pada tahun yang sama, program komputer AI pertama, yang disebut
General Problem Solver(GPS) dengan maksud untuk memecahkan segala jenis masalah
umum, akan tetapi mengalami kesulitan.
1.2 Konsep Kecerdasan Buatan
Ada beberapa konsep yang harus dipahami dalam
kecerdasan buatan, diantaranya:
b)
Turing Test
Metode
Pengujian Kecerdasan (Alan Turing). Proses uji
ini melibatkan seorang penanya (manusia) dan dua obyek yang ditanyai.
c)
Pemrosesan Simbolik
Komputer
semula didisain untuk memproses bilangan/angka-angka
(pemrosesan numerik).
(pemrosesan numerik).
Sementara
manusia dalam berpikir dan menyelesaikan masalah lebih
bersifat simbolik, tidak didasarkan kepada sejumlah rumus atau
melakukan komputasi matematis.
bersifat simbolik, tidak didasarkan kepada sejumlah rumus atau
melakukan komputasi matematis.
Sifat
penting dari AI adalah bahwa AI merupakan bagian dari ilmu komputer yang
melakukan proses secara simbolik dan non-algoritmik dalam penyelesain masalah.
d)
Heuristic
Suatu
strategi untuk melakukan proses pencarian (search) ruang problem secara
efektif, yang memandu proses pencarian yang kita lakukan di sepanjang jalur
yang memiliki kemungkinan sukses paling besar.
e)
Inferensi (Penarikan
Kesimpulan) à AI mencoba membuat mesin memiliki kemampuan berpikir atau mempertimbangkan
(reasoning), termasuk didalamnya proses (inferencing) berdasarkan
fakta-fakta dan aturan dengan menggunakan metode heuristik, dll
f)
Pencocokan Pola (Pattern
Matching) à Berusaha untuk menjelaskan obyek, kejadian (events)
atau proses, dalam hubungan logik atau komputasional.
1.3 Komponen AI
Sistem pakar adalah
program komputer yang beroperasi menyerupai pengetahuan seseorang pakar dalam
bentuk heuristic. Sistem pakar dapat memberikan nasihat kepada pemakai cara
memecahkan masalah. Sistem pakar dapat berfungsi sebagai konsultan, karena itu
kegiatan penggunaannya disebut konsultasi pemakai berkonsultasi dengan sistem pakar
untuk mendapatkakn nasihat.
1.4 Lingkup Utama dari
kecerdasan buatan
a)
Sistem Pakar
( Expert System
). Disini komputer digunakan
untuk menyimpanpengetahuan para pakar.
b)
Pengelolaan Bahasa Alami (
Natural Language Processing ). Dengan pengolahan bahasa
alami ini diharapkan user dapat
berkomunikasi dengan komputer dengan menggunakan bahasa sehari-hari.
c)
Pengenalan Ucapan
( Speech Recognition
). Melalui pengenalan
ucapan diharapkan manusia dapat berkomunikasi dengan komputer dengan menggunakan
suara.
d)
Robotika & Sistem Sensor (
Robotics & Sensory System). Sistem
sensor, seperti sistem visi dan pencitraan, serta sistem pengolahan sinyal,
merupakan bagian dari robotika. Sebuah robot, yaitu perangkat elektromekanik
yang diprogram untuk melakukan tugas manual, tidak semuanya merupakan bagian
dari AI. Robot yang hanya melakukan aksi yang telah diprogramkan dikatakan
sebagai robot bodoh yang tidak lebih pintar dari lift. Robot yang cerdas
biasanya mempunyai perangkat sensor, seperti kamera, yang mengumpulkan
informasi mengenai operasi dan lingkungannya. Kemudian bagian AI robot tersebut
menerjemahkan informasi tadi dan merespon serta beradaptasi jika terjadi
perubahan lingkungan.
e)
Computer Visio, mencoba untuk
dapat menginterprestasikan gambar atau obyek-obyek tampak melalui komputer.
f)
Intelligent
Computer-aided Instruction.Komputer dapat
digunakan sebagai tutor dalam melatih dan mengajar.
g)
Game Playing. Game Playing
merupakan bidang AI yang sangat populer berupa permainan antara manusia melawan
mesin yang mempunyai intelektual untuk berfikir. Contoh :
permainan catur.
1.5 Daya Tarik AI
Beberapa
tugas tertentu membutuhkan pengetahuan khusus sehingga diperlukan para pakar.
Sayangnya, tidak setiap manajer maampu membayar staf spesialis dan memanggil
konsultan pada asumsi bahwa pengetahuan pakar dapat di ambil atau disimpan
dalak komputer dan kemudian dapat digunakan oleh orang lain saat dibutuhkan.
Perbadaan
sistem pakar dengan sistem pengambilan keputusan (SPK) :
SPK
menunjukkan kebiasaan, gaya kemampuan, atau rutinitas manajer dalam menghadapi
setiap masalah yang harus dipecahkan. Sedangkan sistem pakar, dipihak lain
memberikan kesempatan untuk membuat keputusan yang melebihi kemampuan manajer.
1.6 Konfigurasi AI
Sistem pakar
terdiri
atas empat bagian utama :
Ø
Antarmuka penguna
Memungkinkan manajer untuk memasukkan intruksi ke dalam sistem pakar dan
menerima informasi dari sistem tersebut. Intruksi ini menentukan parmeter yang
mengarahkan sistem pakar dalam proses pemikirannya. Input informasi berbentuk
nilai di kaitkan dengan variabel tertentu.
Ø
Basis pengetahuan (knowledge basis)
Berisikan fakta yang menggambarkan masalah serta teknik penggambaran
pengetahuan yang menjelaskan bagaimana fakta bersentuhan secara logis. Istilah
domainnya adalah (problem domain) di
gunakan untuk menggambarkan area permasalahan.
Ø
Mesin inferensi (inference engine)
Bagian dari sistem pakar yang melakukan pemikiran dengan menggunakan isi
basis pengetahuan dalam urutan tertentu. Selama konsultasi, mesin inferensi
menerima aturan aturan basis pengetahuan satu demi satu, dan jika persyaratan
satu aturan benar, suatu tindakan akan dilaksanakan. Dalam terminologi sistem
pakar, aturan diberhentikan jika tindakan diambil.
1.7 Database Pengetahuan
Basis data pengetahuan Berisikan fakta yang
menggambarkan masalah serta teknik penggambaran pengetahuan yang menjelaskan
bagaimana fakta bersentuhan secara logis. Istilah domainnya adalah (problem domain) di gunakan untuk
menggambarkan area permasalahan.
Salah satu teknikuntuk menggambarkan pengetahuan yang
populer adalah penggunaan aturan. Aturan (rule)
menentukan apa yang harus dilakukan dalam suatu situasi dan terdiri dalam dua
bagian : kondisi yang bisa menjadi benar
ataupun salah dan tindakan yang harus dilakukan jika kondisi itu benar.
Semua aturan yang berada di dalam sistem pakar
tersebut disebut perangkat aturan (rule set)
Ø
Jaringan aturan
Aturan yang ada di dalam suatu perangkat aturan massing-masing tidak
terkait secara fisik, tapi memiliki hubungan logis.
Ø
Memilih aturan
Kesulitan utama dalam menggunakan aturan yang menggambarkan pengetahuan
adalah memilih aturan-aturan itu dari data baase pengetahuan (knowldge base) secara efisien. Sering
terjadi pemecahan pasalah hanya memerlukan satu subset aturan dari aturan
secara keseluruhan.
1.8 Penalaran ( interence engine )
Interence engine adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan
penalaran terhadap isi data base pengetahuan ( knowledge base ) berdasarkan urutan tertentu. Ada dua cara yang
dilakukan oleh penalar (Interence engine)
untuk menguji suatu aturan, yaitu penalaran maju (forward reasioning) dan penalaran mundur (reserve reasioning).
1.8.1
Penalaran Maju (forward reasioning)
Disubut juga
sebagai forward chaining. Pada
penalaran ini, aturan-aturan diuji satu-persatu dalam urutan tertentu.
Dilakukan dengan cara memasukkan semua aturan ke dalam separangkat aturan
berdasarkan urutan tertentu, atau dapat juga suatu urutan lain yang ditentukan
oleh pemakai. Ketika suatu aturan diuji, sistem pakar berusaha mengevaluasi
apakah kondisinya salah atau benar.
1.8.2
Penalaran Mundur (reserve reasioning)
Disebut juga backward chaining, penalar akan memiliha aturan dan menganggapnya sebagai
masalah yang harus dipecahkan.
1.8.3
Membandingkan Penalaran Maju dan Penalaran Mundur
Proses penalaran
mundur lebih cepat dari pada penalaran maju. Karena penalaran mundur selain
tidak menguji semua aturan secara berulang-ulang.
Penalaran
mundur sangat sesuai jika:
Ø
Terdapat variabel sasaran berganda (multi
goal variabels)
Ø
Terdapat banyak aturan
Ø
Semua atua hampir semua aturan tidak harus diuji dalam proses pemecahan
masala
Beberapa
penalar dirancang untuk melakukan penalaran baik penalaran maju ataupun mundur
dan pemakai bisa memilih mana yang akan digunakan.
1.9 Bahasa Pemrograman AI
Komponen
utama dari sistem pakar adalah software pembuat
sistem pakar, yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar. Pada dasarnya
sistem ini meliputi pembuatan seperangkat aturan yang dapat dilakukan dengan
dua pendekatan dasar.
Bahasa
pemrograman yang paling banyak digunakan adalah Lips dan Prolog. Lips dikembangkan pada tahun 1959 oleh John Mc
Carthy, dan pengerjaan Prolog dimulai oleh Alain Colmeraurer pada University of
Marseilles tahun 1972.
2. OTOMATISASI KANTOR
2.1 Konsep dan Pengertian Otomatisasi Kantor
Otomatisasi
kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan
produktivitas karyawan dikantor dengan memberikan dukungan dalam bentuk
koordinasi dan komunikasi dari seseorang ke orang lain baik dari dalam maupun
luar perusahaan.
a.
Sistem elektronik formal dan informal
Beberapa
sistem otomatisasi kantor adalah formal yang artinya terencana dan
terdokumentasi dengan menggunakan prosedur tertulis. Sistem formal ini
diterapkan pada perusahaan besar untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Kebanyakan
otomatisasi kantor tidak terencana dengan baik dan tidak terdokumentasi secara
tertulis. Otomatisasi kantor disebut sebagai otomatisasi perkantoran informal,
dan biasanya diterapkan oleh perseorangan untuk memenuhi kebutuhan khusus mereka,
dalam hal tertentu sama dengan SPK.
b.
Komunikasi
Yang
membedakan antara otomatisasi kantor dan otomatisasi informasi adalah penekana
pada komunikasi. Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah berbagai
jenis komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan, secara internal maupun
dengan pihak luar.
c.
Pemakai otomatisasi kantor
Otomaatisasi
kantor digunakan oleh semua kariawan yang berada dalam kantor seperti :
manajer, profesional(orang yang memberikan keahlian tertentu untuk perusahaan,
sekretaris, clerical (melakukan tugas sekertaris ).
2.2 Model Otomatisasi Kantor
Karena
otomatisasi kantor tidak memiliki kemampuan mengolah data, penggunaan databaase
dibatasi hanya pada isi informasi. Informasi diperoleh dari sistem fisik yang
ada di perusahaan. Informasi juga berfungsi sebagai input bagi aplikasi
otomatisasi kantor berbasis komputer, seperti world prosessor.
2.3 Tujuan Otomatisasi Kantor
Dalam pembangunan suatu perusahaan
atau sistem, disitu pasti ada yang akan di tuju, baik secara tidak langsung
maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya otomatisasi kantor
pasti ada yang di tuju, apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari
perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu;
a)
Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer
tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai
yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.
b)
Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada
komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.
c)
Pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi
bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan
telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan
melengkapi komunikasi tradisional.
d)
Penggabungan dan penerapan teknologi
e)
Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
f)
Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Jadi secara garis besar dari
beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu
runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu
perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut:
Dengan adanya OA atau Office
automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris
dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini
memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Selanjutnya ternyata para pekerja
terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk
menyimpan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar merupakan
korespondensi masuk orang lain, cara mendorong korespondensi masuk, maka OA
menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk
meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.
2.4 Macam -
Macam Sistem Otomatisasi Kantor
Dari
aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas, maka kita dapat
menggolongkan, aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi
kantor, yaitu:
2.4.1
System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (
electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang
digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan
organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system ( BBS ) adalah
suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di
lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
2.4.2
System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah
suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga
bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh
aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi
elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan
kantornya.
2.4.3
System Publikasi Dan Pengolahan Imej
Elektronik
System publikasi elektronik (
electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk
keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system
pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management ( EDM
) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image
database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk
menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation
tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk
mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara
dan video.
2.5 System
Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor ( office
management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung
orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja
mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan
electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan
alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan
daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini
untuk mengatur skejul kerja mereka.
2.6
Aplikasi
Otomatisasi Kantor
Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor
yang sering digunakan :
2.6.1
Pengolahan Kata (Word Processing)
Penggunaan
alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan
kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer
menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word
2.6.2
Surat Elektronik (Electronic
Mail/E-mail)
Penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat
pada telepon konvensional
2.6.3 Voice Mail
Voice mail
persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
2.6.4 Transmisi faximile (Fax)
Penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel,
mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.
2.6.5 Konferensi Audio (Audio
Conference)
Penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio
conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi
audio :
·
Biaya peralatan yang diperlukan
terjangkau
·
Orang-orang merasa santai berbicara
di telepon
·
Menghemat waktu persiapan
2.6.6 Konfrensi Video (Video
Conference)
Penggunaan
peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar
secara geografis. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan
mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi
berlangsung.
2.6.7 Konferensi Komputer (Computer
Conference)
Penggunaan
jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan
pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir
sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan
masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah
(orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.
2.6.8 Kalender Elektronik
(electronic calendaring)
Penggunaan
jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan
oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan mengkomunikasikan informasi
2.6.9 Videoteks
Penggunaan
komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT.
Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer.
2.6.10 Image Storage & Retrieval
Digunakan
oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah
ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan
pemahaman masalah
2.6.11 Desktop Publishing
Penggunaan
komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
3
INFORMATION
RESOUERCES MANAAJEMENT (IRM)
3.1 Konsep
dan Pengertian IRM
Semua
manajer harus terlibat dalam manajemen informasi, adalah sebuah penngungkapan
baru dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resource manajement) atau IRM. Irm adalah aktivitas
yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam parusahaan dengan
tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengolah sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
IRM adalah
suatu konsep terintegrasi yang menyatukan jaringan, tingkatan-tingkatan
manajemen, area bisnis, sumber daya innformasi dan para pemakai IRM merupakan
sarana yang memungkinkan perusahaan mencapai dukungan komputer diseluruh
organisasi.
3.2
Pandangan Terhadap IRM
Menurut Tor
Guimaraes ada tiga pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakan bahwa
informasi adalah sebagai sumber yang haarus dikelola, pandangan kedua mengenai
pengelolaan siklus hidup sistem, dan pandangan yang ketiga berkenaan dengan
pengolahan sumber-sumber yang menghasilkan informasi.
Mehdi
Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber
informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus
dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional
dominan yang lain, seperti orang, bagan, keuangan, peralatan, dan manajemen.
Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap
semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia,
agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola
informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.
3.3 Informasi Sebagai Sumber Strategis
Kita telah
mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas
elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Perusahaan
berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah
dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus
informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama
dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungan dan memelihara operasi kerjanya,
sehingga dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang
dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut
dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat
mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang
datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi
keberhasilan perusahaan tersebut.
Informasi
merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Dengan cara memfokuskan para pelanggan & membangun sistem informasi yang
bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
Ø Informasi
yang menerangkan kebutuhan produk
Ø Informasi
yang menerangkan penggunaan produk
Ø Informasi
yang menerangkan kepuasan produk
3.4
Perencanaan Startegis untuk Sumber Informasi
Jika
informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif
maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut
harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang.
Aktifitas perencanaan yang mengidentifikasikan sumber-sumber informasi yang
akan yang diperlukan pada masa yang akan datang dan cara penggunaannya
dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama
yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan rencana untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber
informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan
survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang
paling penting kaitannya dengan penggunaan komputer dalam bisnis. Namun
demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut
berkembang secara bertahap.
Gagasan
utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus
digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan Top Down :
a) BSP IBM (Business System
Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview untuk
menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan
kebutuhan informasi.
b) CSF (Critical Success Factor),
merupakan Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci
keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
c) Transformasi susunan strategis,
merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan,
batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses
pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM
dinamakan proses perencanaan strategi SIM
3.5
Manajemen dan Strategi End User Computing
Bila CIO (chief information officer) mempunyai
pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan.
Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah
menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan,
terutama dalam bentuk mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang
didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman
komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas
software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau
diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya
mengunakan komputer. Selain itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan
aplikasinya sendiri.
Sekarang
perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi
yang tersebar tersebut . Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan
pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang
mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan
menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) End-User Non-Pemrograman,
merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau
mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware yang telah dibuat
oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan
mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) User Tingkatan Perintah, yaitu
Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, selain
itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.
c) Progemmer End-User, yaitu
pemakaian (user) yang dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan
bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, biasanya
menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat
perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan,
dan insiyur.
d) Personel Pendukung Fungsional,
merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani
penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di
unit pelayanan informasi.
e) Personel Pendukung Komputerisasi
End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit pelayanan
informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
f) Programmer DP, merupakan golongan
programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan
memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk
menentukan harga kontrak.
Kita telah menggunakan
istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan
komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya
adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari
Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University
of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi
klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart
dan Flannery:
Ø User
tingatan perintah
Ø Pemrograman
end-user
Ø Personel
pendukung fungsional
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user
computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi
dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan
bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan
pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapat diimplemestasikan dengan
cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari
sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalah
bahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi
tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan
pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapat diimplemestasikan dengan
cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari
sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalah
bahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi
tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
2.
DAFTAR PUSTAKA
Dr. Deni Darmawan, S.Pd., M.Si dan Kunkun Nur
Fauzi. Sistem
Informasi Manajemen ( SIM ), Bandung, Penerbit PT Remaja Rosdakarya, 2013.
