~Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau
informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan
sistem informasi.
~Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan
tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.
~Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan,
perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara
dengan para pembuat keputusan organisasional.
~Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan
hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja, serta
untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan
kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk
menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan te muan, namun akan lebih baik bila
wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.
Lima langkah persiapan wawancara :
1. Membaca materi latar belakang
Bacalah informasi latar belakang te ntang orang yang diwawancarai dan
organisasinya sebanyak mungkin. Mate ri ini dapat diperoleh dari orang
yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website
perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan,
atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan
tentang organisasi kepada publik.
2. Menetapkan tujuan wawancara
Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta
pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara.
Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan
sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda
tanayakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format
informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya
pembuat keputusan.
3. Memutuskan siapa yang diwawancarai
Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingka tan yang untuk hal-hal tertentu bisa
dipengaruhi sistem.
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai
Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau
menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan
diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk
menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara
dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.
5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan
Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam
pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan
wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.
Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara :
a) Pertanyaan Terbuka ( Open – Ended )
Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang
diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.
Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka :
- Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis e-commerce di peusahaan Anda ?
- Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
- Sekali data diajukan lewat websit e bagaimana data-data tersebut
akhirnya diproses ?
- Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
- Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan
menuju e-commerce ?
b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)
Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai.
Pertanyaan tertutup seperti dalam so al-soal pilihan ganda dalam ujian.
Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya
kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.
Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan.
Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya
memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya
atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup :
- Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
- Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap
bulannya ?
- Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling
bermanfaat menurut Anda ?
- Formulir keluhan konsumen
- Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
- Interaksi tatap muka dengan konsumen
- ƒBarang yang dikembalikan konsumen
- Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur
teknologi.
- Siapa yang menerima masukan ini ?
Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan :
- Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi
vendor ?
- Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
- Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap
bulan ?
Struktur-struktur pertanyaan :
a) Struktur Piramid
Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan
pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan
tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang
lebih umum.
Contoh :
- Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
- Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk
meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?
- Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih
efektif ?
- Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data
terhadap pentingya akses internet ?
b) Struktur Corong
Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum
dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh :
- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
- Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
- Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?
c) Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian
menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada
kesimpulan yang sangat spesifik.
Contoh :
- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan
website secara gratis seperti yang Anda gunakan.
- Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di
website untuk layanan ini.
- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang
Webmaster.
- Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku
pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.
- Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk
mengukur penggunaan tampilan situs ?
Kelebihan teknik wawancara :
1. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk
memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa
dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.
2. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
3. Pewawancara dapat menilai kebenara n jawaban yang diberikan dari
gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
4. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak
selalu terjadi.
Kekurangan teknik wawancara :
1. Proses wawancara membutuhkan wak tu yang lama, sehingga secara
relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
2. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian
pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
3. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang
tertentu, misalnya di lokasi -lokasi yang ribut dan rmai.
4. Wawancara sangat menganggu kerja da ri orang yang diwawancarai bila
waktu yang dimilikinya sangat terbatas.
JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)
Pendekatan altrenatif untuk mewawa ncarai pengguna satu demi satu
disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya
JAD adalah untuk :
- menyingkat waktu (sekaligus biaya) yang diperlukan dalam wawancara
- meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh
- menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem
informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif.
JAD memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis serta
kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna
yang menggunakan pendekatan ini. Dalam situasi-situasi tertentu, JAD
dapat menjadi sangat efektif dan dapat dianggap sebagai alternatif untuk
beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem.
Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan :
- Penganalisis
Sedikitnya satu penganalisis harus ada, namun biasanya penganalisis
berperan pasif, tidak seperti wawancara tradisonal dimana penganalis
mengontrol interkasi.
- Pengguna
Delapan sampai dua belas pengguna dapat dipilih dari berbagai
tingkatan agar berpartisipasi dalam sesi JAD. Cobalah memilih pengguna
di atas level bagaian administrasi yang dapat menyatakan informasi apa
yang mereka butuhkan untuk menjal ankan pekerjaan mereka serta apa
yang mereka harapkan dari sistem yang baru.
- Pihak eksekutif
Pemimpin sesi tidak harus seorang ahli dalam menganalisis dan
mendesain sistem, melainkan seseorang yang memiliki kemampuan
berkomunikasi yang mengagumkan untuk memfasilitasi interaksi secara
tepat. Pertimbangkan seorang anggota departemen pelatihan yang
bertindak sebagai pemimpin sesi.
- Pengamat
Sesi JAD harus pula mencakup satu atau dua pengamat yang dapat
berupa penganalisis atau ahli-ahli teknik dari area fungsional lainnya
agar dapat memberi penjelasan teknis dan saran-saran kepada
kelompok selama sesi berlangsung
- Notulen
Seorang notulen atau penulis dari departemen SI dapat menyertai sesi-sesi JAD dan bertugas menulis segala sesuatu yang dilakukan. Pastikan
bahwa penulis tersebut menerbitkan rekaman hasil-hasil JAD segera
sesudah kelompok mengadakan pe rtemuan. Pertimbangkan memilih
penulis kedua dari departemen pengguna.
Kondisi-kondisi yang mendukung penggunaan JAD
Berikut ini sejumlah kondisi yang membantu Anda memutuskan
menggunakan JAD. Pertimbangkan untuk menggunakan JAD bila :
1. Kelompok pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru,
bukan solusi standar untuk suatu masalah khusus.
2. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah bersama
antar pegawai dari level yang berbeda-beda.
3. Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang dapat dihasilkan
melalui wawancara empat-mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari
perluasan pengamatan kelompok.
4. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaan personil kunci selama
waktu dua sampai empat hari.
Kelebihan penggunaan JAD unt uk menjalankan wawancara
tradisional :
1. Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata.
2. Memungkinkan perkembangan yang cepat.
Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap
selama beberapa minggu atau bulan, perkembangan bisa berlanjut jauh
lebih cepat.
3. Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi.
Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkan pengguna dan
mendorong pengguna mengambil lebih dulu kepemilikan sistem yang
kita rancang.
4. Pengembangan desain yang kreatif.
Kekurangan JAD :
1. JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20
partisipan.
2. Jika persiapan setiap sesi JAD tida k cukup memadai, atau bila laporan
tindak lanjut serta dokumentasi untuk spesifikasi-spesifikasi tertentu
tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengan desain
menjadi kurang begitu memuaskan.
3. Keahlian-keahlian organisasi dan bu daya organisasi yang diperlukan
tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya
bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.
B. OBSERVASI
~ Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang
dilakukan.
~ Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung
keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi,
memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat
keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat
keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para
pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.
Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem
juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur
konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan.
Unsur-unsur ini meliputi :
1. Lokasi kantor
2. Penempatan meja pembuat keputusan
3. Alat tulis kantor
4. Properti seperti komputer dan kalkulator
5. Jurnal dagang dan koran
6. Pencahayaan dan warna
7. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan
Kelebihan teknik observasi :
1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai
keandalan yang tinggi.
2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang
dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk
dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat
mengidentifikasikan kegiatan-kegia tan yang tidak tepat yang telah
digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik
dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan,
gangguan suara, dsb.
Kekurangan teknik observasi :
1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman,
sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu
tingkat kesulitas pekerjaan tertentu at au kegiatan-kegiatan khusus yang
tidak selalu dilakukan.
3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih
baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.
C. DAFTAR PERTANYAAN (KUESIONER)
¾ Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan
khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data
mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang
utama di dalam organisasi serta pend apat dari responden yang dipilih.
~ Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi
terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat proyek
sistem, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum
merekomendasikan alternatif lainnya
Kelebihan teknik kuesioner :
1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner
dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
3. Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden,
maka hasilnya dapat lebih objektif.
Kekurangan teknik kuesioner :
1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan
dengan sepenuh hati.
2. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus
dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat
dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
3. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama
dengan daftar pertanyaan, lain haln ya dengan obeservasi yang dapat
sekaligus mengumpulkan sampel
4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.
Tipe Kuesioner
Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas ( Free Format) dan
Format Pasti (Fixed Format ). Dalam suatu kuesioner dapat hanya
berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari
keduanya.
Kuesioner Format Bebas
Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus
diisi oleh responden di temapat yang sudah disediakan.
Contoh :
Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang
mengandung kesalahan.
Kuesioner Format Pasti
Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.
a) Check-off Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat
memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
Mana yang menjadi pemasok da ri perangkat keras Anda ?
_____ Compaq _____ IBM
_____ Univac _____ Macintosh
b) Yes/NO Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk
menjawab “Ya” atau “Tidak”.
c) Opinion/choice Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk
memberikan pendapatnya.
Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ?
1 = Sangat setuju 4 = Tidak setuju
2 = Setuju 5 = Sangat tidak setuju
3 = Kurang Setuju
Analisis Sistem Halaman 11
D. PENGAMBILAN SAMPLE
~ Pengambilan sampel ( sampling ) adalah pemilihan sejumlah item
tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari
sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya.
~ Sebagian item yang dipilih disebut sampel-sampel ( samples). Sedang
seluruh item yang ada disebut populasi (population).
Cara pengambilan sampel :
1. Pengambilan sampel secara keputusan ( judgemental sampling)
Adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item
sampelnya diambil dengan dasar kepu tusan yang masuk akal menurut si
pengambil sampel.
Di judgemental sampling, pengetahuan atau opini dan pengalaman si
pengambil sampel digunakan untuk menentukan item-item sampel yang
akan dipilih dari populasi.
2. Pengambilan sampel secara statistik ( statistical sampling )
Pengambilan sampel didasarkan seca ra random, sehingga semua item-item di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih
sebagai sampel.
Karena di pengambilan sampel secara statistik, item-item sampel dipilih
secara random, maka disebut juga pengambilan sampel secara random
(random sampling) dan karena semua item-item di populasi
mempunyai kesempatan (probabilitas) yang sama untuk terpilih menjadi
item sampel, maka disebut juga dengan pengambilan sampel secara
probabilitas ( probability sampling).
By Ahmad Fajar
